三种对象分开，审批与到期处理也分开
供应商、客户主档审核按实际流程配置；10月23日产品讲解中的三类资质档案仍为月底计划，商品审核也要核拟用账套。资质功能开放后，初期消息机器人需配置，明确谁接提醒、谁收新证、谁复核与处理业务；提醒不能替代自动阻断，证照期限也不能直接替代实物失效日。
来自真实业务沟通 · 已匿名整理
一家多主体器械商贸企业关注先审核公司再审核商品，同时认为小主体业务量少、Excel暂时也够用。
供应商、客户和商品分别怎么审，值不值得为小主体上系统？
审批流程和实际使用投入应同时比较，不能只靠行业标签推荐全套模块。
这里整理的是业务任务与顾虑，不代表已交付效果或收益承诺。
这笔业务，怎样在岗位之间接下去
- 业务与采购
按对象收齐资料
供应商、客户、商品各自资料与关系
遇到例外：主体已审核不代表新增产品全部资料都已审核
- 质量与负责人
按职责完成审核
审核人、结论、适用范围和使用条件
遇到例外：具名履责，不能只换一个签名字段当真实审批
- 资料负责人
跟进变化和到期事项
消息配置人、提醒接收人、续证维护人、复核人，以及新证和实际业务处理记录
遇到例外：提醒、人工停用、自动阻断分别确认
供应商过了审核，新品自己的资料仍要有
| 这份资料管谁 | 日常要看什么 | 为什么要分别保存 |
|---|---|---|
| 供货者 | 营业执照、适用生产经营资格、销售授权等 | 知道货从谁来，负责人员能找到相应供货资格 |
| 商品 | 注册备案、型号规格、标签及适用 UDI 信息 | 同一供应商新增产品时，不把旧产品附件直接套过去 |
| 购货者 | 按经营活动审核购货资格与经营或使用范围 | 客户名称建好了，仍要保存该做的资格审核 |
资料清单以实际产品、交易角色和适用规定为准，不要求每种证件对所有对象都一律提供。
从业务员交资料，到采购能继续往下办
资料存到对应档案
启用前，把供货者资料交给采购、购货者资料交给业务、商品资料交给指定维护人，分别确认收集责任。附件和编号归到对应对象，生产企业信息按供应商专门分类维护。
谁审、缺什么都留在流程里
资料提交人补缺件，企业指定的审核人记录通过或退回及适用范围。供应商、客户审核按实际已开放流程组织；谁补件、谁复核，启用时写到具体人员。
业务继续使用已审档案
采购和销售使用对应商品与往来单位，质量人员能回看资料。商品审批按 10 月底实际发布情况启用。
续证交给明确的人
三类资质档案实际开放后，由实施人员配置消息机器人，确认提前天数和接收人。接收人联系续证，维护人上传新证，审核人复核；需要暂停或恢复业务时，另外记录处理人和依据。
老板担心的，是证件变了，订单还在照常走
比如同一家供应商供 A、B 两款器械，A 的产品资料更新了，负责同事要找到 A 的新资料、涉及的采购和库存；B 仍按自己的资料处理。把证件挂到正确供应商或商品，才能少漏一款，也少误停一片业务。
资质临期先跟进更新；到期后的限制，由质量负责人按资质对象、交易范围和具体产品批次判断。需要暂停哪些业务、何时恢复，要留清依据。必须依赖自动阻断时，先验证拟用版本的单据入口是否满足；不满足再评估扩展可行性、责任和费用。
已有审核可以先用，月底新增能力按发布情况接上
10月23日产品讲解仍将供应商、客户、商品三种资质档案列为10月底计划，商品审核是否已在拟用账套开放也需确认。三类档案实际发布后，初期消息机器人由实施人员配置，提前天数、接收人和触发字段逐项核对。按证件编号自动带出全部发证信息，并不是当前标准能力。
UDI 查询可以帮助带入商品名称、规格、注册人、注册证编号等信息，但管理类别、证件有效期、部分生产企业资料仍需补充。查到产品信息后，质量人员仍要完成本企业的审核，业务员也知道还有哪些材料没交齐。
资料齐、有人审、业务受控，是三件要分别办到的事
资料找得到
采购问某供应商能否供货，能打开对应档案找到证件、附件和最近处理情况。
审核接得住
缺件退回谁补、多级审核由谁接，换人以后也不必重新问一圈。
必须停的业务停得住
提醒后由谁处理，哪些单据需要自动禁止，都要有具体实现。资质预警本身不能替代必要的系统控制。
提醒、审批与拦截决定之前，您可能还想问
把购买判断落到操作结果
拿您的一笔业务，核清这些结果
一家供应商、一个新增产品和一个购货者，含一张即将到期的证照。
- 资料能否归到正确主体和产品
- 审核前后业务能做什么
- 消息机器人由谁配置、提醒提前几天发给谁，谁收新证并复核
- 续证后如何保留旧版本与恢复业务
清单保存在当前浏览器，仅记录所选问题；没有提交客户数据或自动安排演示。
依据与进一步阅读
政策按实际产品、经营活动与生效日期判断；产品能力以实际版本验证。
- 医疗器械经营质量管理规范 ↗
第 20—23、51、53—54 条涉及制度、记录、系统和首次采购对象。
